伯東株式会社様では、半導体需給逼迫の影響でPCN/PTN通知が急増し、手作業による運用負荷や通知漏れへの対応が課題となっていました。こうした課題を背景に、PCN/PTN管理の標準化と全社的な運用体制の構築を目的に「Duo」を導入し、通知漏れゼロの継続と顧客・仕入先からの信頼向上、外部監査での評価に繋げています。
今回はDuo導入の背景から導入後の効果まで、その取り組みについて詳しくお話を伺いました。

| 半導体需給逼迫でPCN/PTN通知が急増、手作業運用が限界に

── Duo導入の背景を教えてください。

2020年頃から始まった半導体需要逼迫に伴い、仕入先からのPCN/PTN通知の件数が増加しました。2021年には約12,000件にまで達していました。

── 一番の問題となっていたことは何ですか？

当時は過去実績の確認などがマニュアル対応となっており、担当者の作業負荷が増大していました。その結果、工数増加に伴い、通知漏れのリスクが高まっていたことが大きな課題でした。

──  他に抱えていた課題があれば教えてください。

海外拠点のPCN/PTN管理についても、会社全体で体系的に運用できておらず、統一的な管理体制の構築が課題でした。

| 属人化した運用から、グループ全体での標準化を確立

── 導入の目的は何でしたか？

PCN/PTNの通知漏れを解消するため、半導体事業部門として一元管理できるシステムの導入が急務となっていました。また、社内方針としてExcelやAccessではなく、専用のシステム導入が求められていました。

── Duoをどこで知りましたか？

既にテクノフォーの別システムであるTaktを導入しており、その流れでDuoの提案を受け、検討対象となりました。

── 本格導入に際し、どのような検討を行いましたか？

PCN/PTN管理システムを検討した結果、機能面・運用面の両面から、Duoが最も商社業務に適していると判断しました。

── 具体的な選定理由を教えてください。

Taktでの実績がある点に加え、テクノフォーのサポート体制を高く評価しました。また、固定費を合理的に抑えられる点も含め、総合的に当社の課題解決に適していると判断し、採用に至りました。特に、顧客への通知漏れを防ぐこと、そして顧客からの回答回収漏れを防ぐことが、選定における重要なポイントでした。

| 標準化で通知漏れゼロと工数削減を実現。外部監査でも高評価

── 導入後、通知管理はどのように改善されましたか？

本格導入を行った2023年以降、通知漏れ発生件数ゼロを継続しています。すべての通知を確実に把握・対応できる体制を構築することができました。

── 業務効率の面ではどのような効果がありましたか？

従来手作業で行っていた実績確認が社内システムとの連携により効率化され、工数削減と抜け漏れ防止につながりました。日々の業務負担も軽減されています。

── 対外的な効果はありましたか？

実績確認の効率化や通知漏れ対応工数の削減により、回答回収漏れのない体制も構築できています。正確で確実な対応が可能となり、顧客および仕入先からの信頼向上に繋がりました。

── 実績や評価について教えてください。

2023年以降、通知漏れゼロの状態を継続しており、安定した運用を実現しています。また、ISO9001の外部監査においても管理体制が高く評価されています。

── 運用全体での効果はありましたか？

業務の効率化・体系化が進んだことで海外拠点への展開が可能となり、グループ全体での管理強化に繋がりました。

| 社内でも導入効果が評価され、運用定着と継続的な改善へ

── 社内の反応はいかがでしたか？

通知漏れをシステム的に防止できるようになったことが、結果として顧客との信頼関係向上に繋がっていると評価されています。一方で、Excelで簡易的に管理していた一部の部署では、システム導入により工数が増えたと感じる声もありました。

── 弊社のサポート体制についてのご感想を教えてください。

定期的な要望確認や改修対応を通じて、継続的にシステム改善に取り組んでいただいています。こうした支援により、安心して運用できる体制が維持されています。

── 品質を維持するための工夫はありますか？

担当者だけでなく上長を含めたチェック体制を整備し、運用品質の安定化を図っています。

── 今後、弊社および製品に期待することがあれば教えてください。

継続的な改修対応やサポートに加え、操作性や画面の使いやすさといったユーザーインターフェースのさらなる向上を期待しています。